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Protocolo de Processos - Histórico do Sistema Integrado de Processos - SIP

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Protocolo de Processos
Histórico do Sistema Integrado de Processos - SIP
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Histórico do Sistema Integrado de Processos - SIP

Entre as prioridades da administração municipal sempre está a modernização dos serviços administrativos. Neste intuito a Secretaria de Getão Publica junto com a Secretaria de Planejamento implantou o SIP - Sistema Integrado de Processos.

Em 1996 deu-se início a uma primeira fase do SIP , onde apenas a Secretaria de Fazenda se utilizava do serviço, mas em 2002, ele foi expandido à toda administração direta, uma vez que cada setor possuía pelo menos um ponto de rede e o equipamento mínimo necessário para sua implantação.


O Sistema Integrado de Processos -SIP, foi desenvolvido pela Diretoria de Tecnologia da Informação e tem como finalidade melhorar a manutenção dos Processos através do protocolo e acompanhamento da sua tramitação dentro da Prefeitura. O atendimento automatizado proporciona maior rapidez e eficiência permitindo assim, administrar com maior exatidão os trâmites dos processos e as informações que os circundam. Assim, funcionários contam com informações completas sobre processos, no que se refere a dados/localização. Com isso, foi possível melhorar além do atendimento ao requerente, a certeza de sua localização na Prefeitura.

Desta forma, as informações dos processos passaram a ser facilmente verificadas através de um cadastro completo dos Requerentes e Tipos de processos. Isso proporcionará aumento na qualidade dos serviços aos munícipes, através dos seguintes aspectos:

  • O atendimento passa de manual para automatizado, utilizando para isso terminais ligados em rede;
  • Diminuição do volume de papéis usados para controle dos documentos;
  • Extinção de fichas de preenchimento/livro de controle;
  • Envio direto para o setor responsável, ignorando os trâmites desnecessários;
  • Acompanhamento do processo via Internet on-line;
  • As informações estarão disponíveis para consulta a todos os funcionários.


O SIP foi considerado uma ação inovadora, importante e desafiadora, proporcionando maior agilidade, modernização e melhoria nos serviços prestados. Tem uma Gestora Geral, Michele Guilherme da Silva, servidora da Diretoria de Informações e Arquivo Público, e em cada secretaria, Gestores e Facilitadores das informações que terão como função:

Gestor Geral:

  • Apoiar os gestores das secretarias;
  • Avaliar junto com os gestores das secretarias o cumprimento dos prazos;
  • Atualizar cadastros;
  • Gerenciar o SIP.


Gestor da unidade:

  • Acompanhar os pedidos pendentes e providenciar encaminhamentos;
  • Buscar a melhoria contínua, visando a otimização dos serviços;
  • Manter as informações atualizadas referentes aos serviços;
  • Atuar juntos dos facilitadores.


Facilitadores:

  • Orientar os usuários referentes a utilização do SIP
  • Encaminhar problemas para os gestores das unidades.


Inicialmente foram indicados pelas secretarias e treinados aproximadamente 300 funcionários, já os gestores e facilitadores tiveram um treinamento especial para que possam dar suporte aos demais funcionários.

As constantes mudanças ocorrem a todo momento e com extrema rapidez atinge a todos, e só serão possíveis se houver comprometimento por parte de todos para o sucesso do trabalho, pois do contrário, é impossível irmos muito longe.



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