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Perguntas Frequentes

 

1) O que é o Processo Eletrônico? Para que ele serve?

 

Processo Eletrônico é o processo administrativo criado e tramitado de forma eletrônica. Todos os documentos que integram o processo são criados digitalmente ou digitalizados, e a tramitação não exige o uso de papel: tudo é enviado e recebido eletronicamente, através de um sistema que funcione em rede ou através da Internet. Com isso, é possível ter economia de tempo, espaço físico, papel e outros insumos, além de um ganho de agilidade e controle na movimentação de processos, com grande potencial de redução do tempo médio de tramitação dos processos.

 

2) O que é o Sistema Eletrônico de Informações – SEI? Para que ele serve?

 

O SEI é um sistema que operacionaliza o Processo Eletrônico. Ele foi criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e já é utilizado por uma série de órgãos do Executivo, Legislativo e Judiciário no Brasil. Foi desenvolvido em plataforma aberta e cedido gratuitamente para a Prefeitura de Londrina, por meio de um acordo de cooperação técnica com o TRF4.
O sistema permite iniciar processos, criar e editar documentos, tramitar processos para múltiplas unidades e realizar todas as tarefas necessárias para a análise e os despachos necessários a todos os processos administrativos. Trata-se de um sistema seguro, que funciona por meio da web e está disponível a todas as unidades da Prefeitura.
Além disso, o SEI traz algumas inovações em relação ao processo tradicional em papel. Uma das principais é a possibilidade de enviar processos a mais de uma unidade ao mesmo tempo, quando o processo depender de análise e despachos de diferentes unidades de forma independente entre si.


3) Como um documento eletrônico é assinado? Os documentos podem ficar sem assinatura?

 

No SEI, qualquer servidor cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente. Isso é feito por meio de uso de senha ou de certificação digital, conforme regulamentação da Prefeitura. A senha é de uso pessoal e intransferível, e deve ser mantida em sigilo por cada servidor – nenhum servidor pode utilizar a senha de outro. Por isso, guarde bem sua senha!
Os documentos de um processo podem ser assinados por mais de um servidor, sem que necessariamente haja uma hierarquia de assinaturas. Para que um documento seja assinado por várias pessoas, ele deve ser incluído num Bloco de Assinaturas no SEI. O bloco deve ser disponibilizado às unidades que devem assinar o documento. Ele funciona como uma “pasta” que reúne e organiza despachos, e permite que a chefia de sua unidade ou de outras unidades assinem qualquer documento que tenha sido criado por sua unidade.
Se um processo enviado a outra unidade contiver um documento sem assinatura, o conteúdo desse documento não poderá ser visualizado pela unidade que o recebeu. Trata-se de uma minuta. Por isso, é necessário assinar os documentos no SEI antes de enviar o processo a outra unidade.

 

4) Os documentos eletrônicos podem receber datas retroativas?

 

Não. O SEI gera a data do documento automaticamente quando ele é criado no sistema. Não é possível alterar a data atribuída pelo sistema.

 

5) No SEI, qual é a diferença entre documento interno e documento externo?

 

Documentos internos são aqueles gerados no editor de textos do SEI. Já os documentos externos são aqueles documentos de apoio, gerados fora do SEI e incluídos no processo, como planilhas, formulários etc. Se um documento precisa ser assinado por sua unidade, ele deve ser um documento interno, pois a assinatura válida no Processo Eletrônico é aquela gerada com uso de senha ou certificação digital. Um documento externo digitalizado, com assinatura em papel, não deve substituir o documento interno com assinatura gerada eletronicamente.

 

6) Como os processos tramitam no SEI?

 

Depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pela outra unidade, para que ela faça a análise e os despachos necessários por meio do SEI. É possível enviar um processo a mais de uma unidade ao mesmo tempo, caso elas não dependam umas das outras para dar os devidos despachos a esse processo.

 

7) Os processos eletrônicos são arquivados após sua conclusão?

 

Não. No SEI, quando um processo atingiu seus objetivos, basta concluí-lo no sistema. O processo fica encerrado, mas sempre disponível para consulta por qualquer servidor. Se necessário, é possível reabrir um processo numa unidade pela qual ele tramitou e adicionar novos documentos e informações.

 

8) No SEI, como posso acompanhar a tramitação de um processo específico?

 

O SEI possui uma função de pesquisa livre, que encontra qualquer termo que esteja presente no conteúdo de um processo, e também uma função de pesquisa estruturada, que localiza processos de acordo com parâmetros de busca.
Você também pode acompanhar um processo específico utilizando a função de Acompanhamento Especial, que funciona como um grupo de “favoritos”, facilitando o acesso aos processos incluídos nesse grupo. Qualquer servidor pode incluir qualquer processo no Acompanhamento Especial, desde que o processo não seja restrito ou sigiloso.

 

9) De que forma se insere um modelo de documento no SEI?

O modelo de documentos no SEI é vinculado ao tipo de processo, quando fazemos o estudo do processo identificamos os tipos de documentos que devem ser inseridos seja ele interno ou externo. Quando identificado documento intermo é que criamos um modelo de documento. O gestor do tipo de processo é quem informa o modelo do documento que replicamos para o SEI. Assim, é um trabalho em conjunto com a secretaria demandante e a unidade gestora (DGIAP)

10) É possivel colocar o timbre do órgão nos modelos de documentos?
Podemos personalizar os modelos de documentos com o timbre do órgão, isso deve ser definido no modelo do documento. 


11) Em que situações poderá ser solicitado a capacitação de usuários ao órgão gestor do SEI?
A capacitação está sendo realizada por tipo de processo a ser implantado, assim já foram capacitadas pessoas envolvidas no processo de licitação, e em fase de preparação para os processos de análise jurídica e de atos do poder executivo - decreto. A resposta às dúvidas do dia-a-dia deve ser reportada ao representante da unidade, que caso não consiga sanar a dúvida deve reportar à DGIAP.

O GT do SEI irá implantar até março de 2015, além dos processos licitatórios, processo de atos do poder executivo - decreto, contratação de servidor, solicitação de consulta jurídica e solicitação de alteração orçamentária. Após março iniciaremos os tipos de processos sob demanda e as capacitações acontecerão de forma gradual. Não haverá um treinamento para todas as pessoas em massa, pois o objetivo é capacitar quem efetivamente irá usar o sistema. 

 

 

 

 

 

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