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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

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A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é o instrumento de gestão arquivística que, após aprovação e oficialização pela autoridade competente, define prazos para sua guarda temporária e regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), em função de seus valores administrativos, legais, fiscais, etc.

É um importante instrumento de gestão documental que consolida o estudo dos valores de cada tipo documental produzido, recebido ou acumulado pelo órgão ou entidade no exercício de suas atividades, possibilitando a preservação dos documentos que possuam valor probatório, informativo ou histórico e que sejam considerados de guarda permanente, ou ainda, eliminar com segurança e dentro da legalidade documentos públicos que sejam desprovidos de valor, sem que haja prejuízo à Administração ou à memória institucional.

Na tabela de temporalidade é onde se determinam os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (nas unidades, em uso), quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (setorial) e por quanto tempo devem ali permanecer. Após estes prazos, estabelecem os critérios para a migração de suporte (microfilme, informático, etc.) e/ou para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente, seja na sua totalidade ou por amostragem.

 

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - PML

 

 

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