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Glossário de Termos Arquivísticos

 

Acondicionamento 

Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso. 

Amostragem 

Subconjunto documental representativo do todo, após análise da CADS. 

Armazenamento 

Guarda de documentos em depósitos. 

Arquivamento 

Ato de organizar, registrar, acondicionar e armazenar em espaço apropriado os documentos acumulados no decurso das atividades da instituição, de modo a conservar e preservar as informações. 

Arquivo 

Conjunto de documentos, produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta do Município de Londrina, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 

 

Arquivo corrente 

Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas

frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.  

Arquivo digital 

Arquivos em suporte eletrônico, acessíveis através de computadores, tablets, smartphones etc. 

Arquivo intermediário 

Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, aguardam os

prazos prescricionais ou precaucionais. 

Arquivo municipal 

Arquivo público mantido pela administração municipal, identificado como o principal agente da política

arquivística nesse âmbito. 

Arquivo permanente 

Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor histórico, jurídico ou contábil. 

Arquivo público 

Arquivo de entidade coletiva pública, independentemente de seu âmbito de ação e do sistema de

governo do país. Entidade integrante da administração pública. 

Assinatura digital 

Assinatura em meio eletrônico, que permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do

documento. 

Assinatura eletrônica 

Semelhante à assinatura no papel, porém no meio eletrônico. Para ter valor legal, a assinatura

eletrônica deve ter: comprovação da integridade do documento assinado, identificação e autenticação

do autor da assinatura e registro da assinatura. 

Atividade-fim 

Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. 

Atividade-meio 

Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. 

Avaliação 

Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação

de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 

Backup 

Cópia de segurança em arquivos em meio eletrônico. 

Certificado digital 

Documento eletrônico que tem a função de assinar documentos, identificando,com segurança que o

documento sofreu ou não alteração. 

Ciclo vital dos

documentos 

Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo da sua produção à guarda permanente ou eliminação. 

Classificação 

Organização dos documentos de um arquivo de acordo com um plano de classificação. 

Código de classificação 

Sequência numérica que identifica os grupos, subgrupos, funções, subfunções e séries documentais, 

derivado de um plano de classificação. 

Conservação 

Conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos. 

Consulta 

Busca direta ou indireta de informações. 

Correspondência 

eletrônica (e-mail) 

Documento arquivístico, desde que contenha informações produzidas ou recebidas no decorrer das

atividades da instituição, que se constituem em fontes de prova dessas atividades. 

Datas-limite 

Elemento de identificação cronológica, em que são indicados o início e o término do período de uma 

unidade de descrição. 

Derivadas de acesso 

Representação digital da imagem física com baixa resolução, afim de facilitar o acesso ao usuário

(visualização em tela, impressão, download ou cópia) e diminuir espaços de armazenamento.

Recomenda-se apresentar nos formatos PNG, JPG ou PDF. 

Descarte 

Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação. 

Descrição 

Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos

para elaboração de instrumentos de pesquisa. 

Destinação 

Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para a guarda permanente  ou eliminação. 

Digitalização 

Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado,

como um escâner, para fins de consulta. 

Documento 

Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo,

prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa

determinada época ou lugar. 

Documento arquivístico convencional 

Documento arquivístico produzido, tramitado e armazenado em formato não digital, como documentos registrados em papel, pergaminho, película, fita audiomagnética, fita videomagnética, dentre outros. 

Documento arquivístico 

digital 

Documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Podem se apresentar em formato digital, textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados. 

Documento arquivístico eletrônico  

Documento arquivístico codificado em forma analógica ou dígitos binários capaz de alcançar efeitos

jurídico ou comprobatórios e, que precisam de equipamentos eletrônicos para serem acessados. 

Documento ostensivo 

Documento sem qualquer restrição de acesso. 

Documento público 

Documento emanado do poder público, pertencente ao poder público e/ou de arquivo público. 

Documento reservado 

Documento cujo assunto não deva ser do conhecimento do público em geral. 

Documento sigiloso 

Documento que pela natureza de seu conteúdo requer medidas especiais de acesso. 

Documento sonoro 

Documento com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: discos (CD) e fitas  audiomagnéticas (cassete). 

Documento textual 

Gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos. 

Documento transmitido eletronicamente 

Quando um documento é transmitido eletronicamente, o original é aquele que é recebido, e o documento armazenado pelo remetente é considerado uma cópia. 

Dossiê 

Unidade documental em que se reúnem informalmente documentos de natureza diversa, para uma

finalidade específica. 

DPI 

Dots Per Inch ou Pontos por Polegadas. Representa o número de pontos que podem ser encontrados

em uma polegada de uma determinada imagem. É comum pessoas se referirem ao DPI como resolução da imagem. 

Eliminação de

documentos 

Procedimento de destruição de documentos que, esgotadas as finalidades que determinaram sua

produção, não apresentam interesse histórico-cultural para a administração ou para a sociedade. 

Empréstimo 

Transferência física e temporária de documentos para locação interna ou externa, com fins de 

referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição. 

Espécie documental 

Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais  por seu formato.

São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, 

fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.

Etiqueta 

Rótulo afixado sobre as unidades de arquivamento e/ou seu invólucro, contendo informações que

permitem a sua identificação. 

Fase corrente ou primeira idade 

Documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo,

fiscal e/ou jurídico. Precisam ficar próximo ao seu produtor/acumulador, possuem valor primário. 

Fase intermediária ou segunda idade 

Os documentos são de uso eventual pela unidade que os produziu, devendo aguardar os prazos

prescricionais ou precaucionais. 

Fase permanente ou terceira idade 

Documentos que, mesmo depois de esgotados os prazos de guarda no Arquivo Corrente e Intermediário, continuam apresentando valor informativo, probatório ou histórico-cultural. Esses documentos devem ser recolhidos ao Arquivo Público, em sua totalidade, para guarda definitiva, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.  

Formato de arquivo 

Especificação de regras e padrões descritos, formalmente, para interpretação dos bits constituintes de

um arquivo digital. 

Formato de arquivo

aberto 

Quando as especificações são públicas (ex.: .XML, .HTML, .ODF, .RTF, .TXT e .PNG) 

Formato de arquivo fechado 

Quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (ex.: .DOC, XLS, PPT etc.) 

Formato de arquivo padronizado 

Quando as especificações são produzidas por um organismo de normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p. ex.: .XML, .PDF/A) 

Formato de arquivo proprietário 

Quando as especificações são definidas por uma organização que mantém seus direitos, sendo seu uso gratuito ou não (p. ex.: .PDF, .JPEG, .DOC e .GIF) 

Função 

Corresponde ao conjunto das atividades exercidas pelos setores para a consecução de seus objetivos.

Podem ser diretas ou essenciais (funções finalísticas) e indiretas ou auxiliares (funções dministrativas). Cada função está acompanhada do seu respectivo código numérico. 

Fundo 

Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo. 

Gestão de documentos 

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a

sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 

Grupo funcional 

Corresponde as macrofunções desenvolvidas pelo Município. 

Guarda permanente 

Conjunto de documentos cujas as informações são consideradas imprescindíveis ao órgão produtor e

para a comunidade, devendo ser preservados em caráter definitivo, em função de seu valor. 

Guia 

Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos. 

Guia fora 

Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. 

Higienização 

Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos. 

Informação 

Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos em um documento. 

Integridade do

documento 

Estado dos documentos que se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou

alteração não autorizada nem documentada. 

Jaqueta 

Invólucro de plástico ou material similar, contendo um ou mais bolsos, nos quais se inserem microformas. 

Matriz digital 

Representação digital da imagem física com alta resolução. Podem ser nos formatos TIFF, PNG ou JPG/JPEG. 

Metro linear 

Unidade de medida de extensão dos arquivos. Unidade convencional de medida utilizada para determinar o espaço ocupado pelos documentos nas estantes. 

Microfilmagem 

Produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido. 

Microfilme 

Resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou

eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de microformas. 

OCR (Reconhecimento Ótico de Caractere) 

Tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits. Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável.  

Ordenação Alfabética 

Disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto, onde o elemento a ser considerado é o nome a que se relaciona o documento. 

Ordenação Cronológica 

Disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal, podendo ser associada a outro tipo de ordenação como alfabética ou numérica. 

Ordenação Geográfica 

Disposição de acordo com as unidades territoriais. 

Ordenação Numérica 

Disposição de acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos, onde o elemento a ser

considerado é o número a que se relaciona o documento. Depende de um índice auxiliar para busca

de dados. 

Ordenação Temática 

Disposição de acordo com temas ou assuntos, mas depende de análise prévia conforme as atividades

institucionais, para que seja possível a vinculação com o assunto relacionado. 

Páginas de um

“website” 

Documentos arquivísticos na medida em que tais páginas se constituem em documentos produzidos e

recebidos no decorrer das atividades da instituição que as criou e, portanto, servem como fonte de

prova dessas atividades. 

PDF (Formato de Documento Portátil) 

Formato de arquivo desenvolvido para visualizar documentos de maneira independente do aplicativo,

do hardware e do sistema operacional usados para criá-los. 

Prazo de precaução 

Intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes de elimina-lo ou

encaminhá-lo para guarda permanente. 

Prazo de prescrição 

Intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. 

Preservação 

Função arquivística destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento,

conservação e restauração de documentos. Prevenção da deterioração e danos em documentos,

por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico. 

Processo documental 

Unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de

uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto de material indivisível. 

Prontuário 

Dossiê cujo objeto é uma pessoa física. Pode ser funcional, médico ou policial. 

Recolhimento 

Quando um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente, com as competências formalmente estabelecidas. 

Requerimento 

Instrumento que serve para solicitar algo a uma autoridade pública e que está baseado em atos legais ou em jurisprudência. 

Restauração 

Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e

danificados. 

Restrição ao acesso 

Limitação do acesso em virtude do estado de conservação do estágio de organização ou da natureza 

do conteúdo. 

Série documental 

Conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados, resultante do exercício da mesma

função ou atividade, documentos estes que têm idêntico modo de produção, tramitação e resolução. 

Subfunção 

É a subdivisão das macro funções Municipais em um plano de classificação de documentos. 

Subgrupo Funcional 

É a subdivisão do grupo em um plano de classificação de documentos. 

Suporte 

Material ou base física sobre a qual a informação é registrada. 

Tipo documental 

Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz

respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos

documentais: atestado de frequência de pessoal, atestado de saúde ocupacional, alvará de licença

para construção, alvará de habite-se. 

Usuário 

Pessoa física ou jurídica que consulta os arquivos. Também pode ser chamada de consulente, de leitor ou de pesquisador. 

Utilização 

Etapa relacionada ao uso e tramitação dos documentos inclui atividades de protocolo, de organização e  arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como elaboração de normas de acesso à documentação e planos de classificação padronizados para a instituição. 

Vigência 

Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos,

cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção. 

 

 

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